В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.
Структура делового письма
Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.
Составление бумажного делового письма
Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:
- Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
- Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
- Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
- Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».
После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:
- После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
- Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
- Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.
А как правильно оформить деловое электронное письмо?
Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом: 
Инструкция
Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, название компании и фамилию руководителя, например:
Генеральному Директору
ООО «ИнтерсвязьКом»
Иванову И.И.
Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это после отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам необходимо отметить свою должность и фамилию с инициалами, например:
От руководителя отдела продаж
Есениной Е.Е.
Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте характер послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» или «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к руководителю организации. Точку ставить после заголовка не надо. Если письмо связано с какой-либо просьбой, можно просто обратиться к директору по имени отчеству в уважительной форме.
Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, например, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» или «исходя из ваших предложений».
Если ваше письмо связано с просьбой о приобретении техники, повышения сотрудника или предоставления возможности совершить деловую командировку, лучше начать письмо с фразы «Прошу рассмотреть возможность…».
Изложите ситуацию, сделайте пояснения, оформите таблицы или графики, если характер письма требует того. Выравнивание основной части документа следует установить по ширине страницы. Каждая строка должна начинаться с отступа.
Подпишите письмо, обязательно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», после него необходимо проставить запятую.
Не забудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе.
Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и изложите всю информацию в свободной форме.
Источники:
- письмо просьба директору
Служебные письма составляют до 80% от общего количества документов, которые готовятся в организации или на предприятии. С их помощью происходит общение между учреждениями и частными лицами. Служебные письма носят информационный характер, они так же могут быть составлены в виде запроса или требования.
Инструкция
Определитесь с целью письма. Его нужно только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, нельзя решить по или при личной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его предварительно и убедитесь в том, что адресат вами выбран и что в его компетенции будет лежать ответ в том случае, если ваше письмо – запрос.
В одном должен быть изложен только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой. Адресат должен сразу понять суть и вашего письма, поэтому ее необходимо изложить в первых же фразах. В них сообщите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы предполагаете получить в ответ. В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса или предоставления информации.
Если обстоятельства и суть вопроса уже известны адресату и были обговорены заранее, то письмо можно писать без вводной части, излагая сразу сам вопрос.
Основная часть письма должна побуждать к действиям, убеждать или разъяснять. Текст ее должен быть ясным, четким, кратким и логичным. Факты, излагаемые в нем должны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в единственном или множественном числе или от третьего лица в единственном числе.
Избегайте в тексте письма категорических выражений. Используйте для этого вводные слова и конструкции: если возможно, по-видимому, как следует из, как известно.
Деловой требует начинать письмо с «Уважаемый» и писать имя и отчество адресата. Если их нет, то в конце письма, перед подписью вашей обязательно должна стоять фраза «С уважением,». Это уважение вы можете подчеркнуть и в тексте письма, используя такие деепричастные обороты, как: «тщательно изучив ваши Ваши замечания…», «внимательно рассмотрев Ваши предложения…».
Служебное письмо обязательно должно быть написано на бланке организации, где указано ее полное наименование и контактные телефоны.
При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые руководители организаций вынуждены использовать служебные поездки. Из статьи 166 Трудового кодекса РФ следует, что сотрудник отправляется в по распоряжению руководителя организации. А как быть, если сам директор едет по служебному заданию, ведь получается, что он сам себя направляет на служебное задание.
Инструкция
В первую очередь посмотрите в уставе общества, кто имеет право издавать распорядительные документы. Если там прописано, что правом издания владеет лишь руководитель (он же – директор), то и оформлять документы на командировку должен он. Если вы делегировали право подписи заместителю, командировочные документы подписывает это лицо.
Оформите служебное задание для направления в командировку, оно имеет унифицированную форму №Т-10а. Здесь укажите место назначения служебной поездки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель командировки. Подпишите документ. После окончания служебной поездки заполните отчет, который располагается в нижней части формы.
Издайте приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9). Если в уставе прописано делегирование право подписи иному лицу, составлять распорядительный документ должен он. Сюда впишите информацию о служебной поездке: место назначения и период командировки, цель и основание (служебное задание). Подпишите документ или отдайте на подпись заместителю.
Оформите приказ о вашем временном замещении. Если имеется заместитель, назначьте его исполнять обязанности руководителя; если же нет в штате такой должности – назначьте другое лицо. В распорядительном документе пропишите период замещения и причину (командировка), уточните ряд полномочий.
Оформите на заместителя доверенность на право ведения дел. Например, для предоставления интересов компании в налоговой инстанции. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в обслуживающий вас банк и переделать карточку подписей.
Составьте командировочное удостоверение (форма №Т-10). Укажите Ф.И.О. директора организации, его табельный номер. Ниже впишите цель командировки и период нахождения вне рабочего места. Попишите документ.
Источники:
- как оформить командировочные
Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.Можно скачать здесь.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.На нашем сайте.
Скачать здесь.
Постоянная переписка и электронные сообщения на сегодня стали повседневными средствами общения с друзьями, но написание письма является более традиционным, эффективным способом, который способен вызвать улыбку на лице вашего друга. Если вы пишете электронное письмо на старинный манер, форма написания все равно остается прежней: письмо другу должно включать приветствие, вопросы другу, новости из вашей жизни и соответствующую концовку.
Шаги
Начало письма
Основная часть
- «Как дела?» или «Как поживаешь?» - самые обычные способы начать письмо. Задайте вопрос, чтобы письмо казалось частью длинной беседы. Если вы хотите получить ответ на письмо, наполните его вопросами.
- Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни. Например: «Я надеюсь, что малышке Юленьке нравится в детском саду. Не верится, что она так выросла!»
- В начале письма часто ссылаются на время года. Подумайте, как начать небольшую беседу, перерастающую в глубокий разговор. Например: «Надеюсь, осень не омрачает твое настроение. Деревья в округе стали такими красивыми. Я все же думаю, что зима будет холодной».
-
Делитесь новостями и деталями из своей жизни. Сейчас настало время для основной части письма и цели его написания. Зачем вы начали эту переписку? Вы хотите возобновить отношения со старым другом, выразить то, как вы по нему соскучились, или поблагодарить его за помощь? Будьте честным, открытым и старайтесь отчетливо передать на бумаге свои мысли.
- Напишите о том, что происходит в вашей жизни. Несмотря на характер письма, ваше письмо оценят, но рассказы о вашей жизни сблизят вашего адресата и вас. Таким образом, письмо будет более эффективным и открытым. Расскажите, что случилось, какие эмоции вы при этом испытали, и какие у вас планы на будущее.
- Не описывайте свою жизнь слишком подробно, иначе цель дружеского письма будет потеряна. Избегайте газетного праздничного шаблона - ваш друг сразу начнет читать письмо с конца, если вы будете перечислять все свои заслуги. Не нужно погружаться в омут собственных проблем, но будьте реалистами, рассказывая о себе.
-
Выбирайте темы, которые непосредственно касаются вашего друга. Чем занимался ваш друг последний раз, когда вы встречались с ним? Может, он расстался со своей второй половинкой? Возможно, он переживал трудные времена в футбольной команде? Подстраивайтесь, ссылаясь на знакомые темы, и задавайте вопросы, чтобы показать свой интерес к делам друга.
- Можно обсуждать темы, интересующие вас обоих. Сформулируйте свои взгляды по поводу искусства, политики, недавних событий или других сфер жизни, которые вы бы хотели обсудить с другом.
- Можно предложить посмотреть фильмы или почитать книги, которые, на ваш взгляд, могут понравиться вашему другу. Обмен ценной информацией всегда приветствуется в письмах.
Начните с приятных вещей. Первая часть дружеского письма обычно имеет теплый и веселый характер. Так можно задать тон всему письму, позволив получателю узнать, что следует дальше, и письмо будет звучать более серьезно или по-деловому. Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде.
Завершение письма
-
Сверните обсуждение. Напишите последний абзац, передавая другу или любимому лучшие пожелания. Последний абзац обычно легче по эмоциональной нагрузке, но он должен соответствовать общей атмосфере письма. Завершите письмо на позитивной ноте, чтобы друг проникся вашим настроением.
- Повторите цель письма еще раз. Например, если вы пригласили друга на вечеринку, напишите следующее: «Я надеюсь, что ты придешь!» Если вы просто хотите пожелать другу приятного времяпрепровождения, напишите что-нибудь вроде: «Счастливого Нового года!»
- Вдохновите друга на ответное письмо. Если вы хотите, чтобы вам ответили, напишите: «Надеюсь на скорый ответ», - или: «Пожалуйста, напиши ответ!»
-
Напишите концовку. Она должна передавать настроение вашего письма в зависимости от его тона: официального или неофициального. Как и приветствие, концовка определяется характером ваших отношений с адресатом. Завершите письмо своим именем.
- Если вы хотите формально закончить письмо, напишите: «Искренне ваш», «С уважением», или «С наилучшими пожеланиями».
- Если письмо написано в неофициальном тоне, используйте такие фразы, как «Твой…», «Береги себя» или «Пока».
- Если письмо личного характера, напишите «С любовью», «Очень люблю тебя» или «Скучаю по тебе».
-
Подумайте над постскриптумом. Постскриптум (лат. post scriptum (P.S.) - «после написанного»), как правило, используют в конце дружеского письма в качестве метода дополнительной информации, которая не стоит того, чтобы отводить на нее отдельный абзац в основной части. Также можно дописать интересную шутку, или просто опустить постскриптум. В любом случае убедитесь, что постскриптум соответствует тону письма и придает вашему адресату ощущение, что вы хотите его видеть.
Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
Copyright Shutterstock
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.
2. Начинайте письмо с вашего заключения
Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.
Неправильно:
«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
Правильно:
«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
Неправильно
«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
Правильно
«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
Неправильно
«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»
Правильно
«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»
5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.
Неправильно
«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»
Правильно
«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
Неправильно
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
Правильно
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?